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柳河县政府采购中心工作流程
发布人: 时 间:2017-12-15 14:10

  具体采购工作程序如下: 

  第一,“采购前的基础工作”阶段: 

  采购人将“政府采购任务通知书”及采购项目需求(经采购单位和政府采购管理办公室加盖公章的)和需求的电子版送达采购中心办公室后,中心办公室工作人员进行登记,因2010年3月份开始,市纪检委按省纪检委要求对所有采购项目进行全程监督,政府采购项目除询价中车辆采购(已在纪检委备案)、定点采购、市场询价、单一来源采购外,均需由中心办公室人员出具一式两份的“政府采购任务监督备案单”给采购单位经办人,由采购单位经办人到纪检委综合室进行备案,纪检委指定采购项目制作及评标监督人员后采购单位经办人将“政府采购任务监督备案单”送还给采购中心办公室,中心办公室在接到采购单位送还的“政府采购任务监督备案单”后,出具“政府采购业务传递单”报中心主任审批,中心主任按照采购类别分配到业务科中,业务科科长接到“政府采购业务传递单”、政府采购任务通知书、采购项目需求(纸质、电子)及“政府采购任务监督备案单”后分配任务到科室的项目负责人,项目负责人录入相关采购信息后,开始着手准备在纪检指定的监督人员监督下制作标书。 

  不同采购方式招标文件制作情况不同: 

  1、采用询价、单一来源方式的采购项目因采购的内容都是标准性产品,是由采购人负责提供采购需求,由采购中心项目负责人按照中心文件范本制作询价文件; 

  2、采用竞争性谈判、公开招标方式的采购项目是在纪检指定的监督人员监督下,由采购单位授权的制作招标文件的采购人代表,会同中心办公室专人在专家库中随机抽取2名专家与采购人代表一起根据采购人提供的采购需求,按中心的招标文件范本进行制作,招标文件中同时制定出具体的评标标准和方法,招标文件制作完成后由采购单位审核,中心业务科室负责人、中心领导审核后,连同招标公告由制作标书专家及监审人员签字确认后移送中心办公室由专人在辽源市人民政府门户网站上发布公告,对于竞争性谈判、公开招标、采购项目复杂、采购金额比较大的询价采购还同时在吉林省人民政府门户网站上上发布公告,并由办公室专人发售招标文件,在开标前不公布领取招标文件的供应商家数及名单。 

  采购需求由采购人编制,这里的采购需求包括:技术需求和商务需求,技术需求指对采购标的物的功能和特征的描述。采购标的物的性能、功能、质量、技术规格、参数、数量等,采购人编制技术需求时每种货物均应将主要功能配置及其技术指标、辅助功能配置及其技术指标分别编制。其中,主要功能配置及其技术指标必须全部满足,不允许有缺项或者负偏离。商务需求指本次采购对供应商的合理资质要求、供货地点、方式、时间、安装、调试、培训、质保期限、验收方式、付款方式等等。采购人提供采购需求时应做到:具体准确、不带倾向性,要求符合环保、节能等政府采购政策。例如:数码摄像机采购:主要技术参数有CCD像素的大小,最低光照度即感光能力、镜头的口径、光学变焦倍数、电池容量、存储介质;选配件有备用电池是否原厂的、容量是多少、备用存储卡容量、是否要用三角架、是否需摄像包对摄像包的材质要求等,这些都需要按实际工作需要选择参数,采购人提供需求准确与否直接影响采购质量,因此导致的采购失误由采购人负责,招标文件是按照采购单位的需求制定的,需求提供的不准确、不完整、有倾向性将直接影响采购结果。 

  采购人在提供需求阶段易出现的问题:对于所采购商品的详细需求容易忘记加盖采购办公章;市场前期调查不细,要购买的商品有时出现已停产或未下线及预算做的过低,无供应商响应或超预算均造成废标,以至采购周期长;采购需求事先要考虑完整,不能无故变更,变更需采购单位书面说明经采购办审批,已公告的还要上网以布变更公告,开标时间也将顺延。 

  对于特殊性的采购项目中心使用的专家库中没有相应的专家的,由采购人负责推荐相关专家(要求推荐至少十人以上包括专家姓名、工作单位、职称、专业、联系电话等相关信息),单位加盖公章报采购办审核后交到采购中心办公室,同时送纪检委综合室备案。在制作标书和评标时按采购人推荐的专家名单形成的专家库随机抽取,具体过程同上。 

  第二, “组织开标、评标和定标” 阶段: 

  1、开标:到公告公布的开标日期前一天,中心项目负责人准时通知采购人代表及监审人员第二天开会时间,采购人代表要按时参加开标大会。中心项目负责人准备好开标所需的各种表格和文字资料,到达会场,在接受投标文件截止时间前到达会场的投标供应商,经中心办公室工作人员检查其已将投标保证金按招标文件要求存入了采购中心投标保证金专户,由中心办公室工作人员开具投标保证金收据,供应商履行签到手续,在实质响应供应商达到三家以上时,对于竞争性谈判、公开招标项目中心办公室工作人员在指定的监督人员监督下,由采购单位授权评标的采购人代表随机抽取2-4名评标专家(竞争性谈判和大额的询价采购需两名专家、公开招标需4名专家)与采购人代表组成评审委员会,对采购项目进行评审,投标截止时间到,中心主持人宣布开标,先宣读会场纪律,公布投标供应商名单及监审人员名单,检查投标文件的密封程度后,开始唱标,唱标结束,中心工作人员在会场监审人员陪同下将所有投标供应商的投标文件送到评标室交给依法组建的评审小组进行评审。 

  2、评标:在监审人员监督下,中心进入评标室的工作人员先向评审小组成员宣读评审人员的权利义务及相关的纪律、评标标准、方法。评审小组成员在监审人员监督下独立行使评标权,按招标文件中确定的评标方法和标准进行评标,并形成评标意见。 

  3、定标:由评审小组出具评标结果,并在会场上宣读中标结果(或拟中标结果),评审小组负责答复未中标供应商在会场中提出的问题。中心工作人员按照评审小组出具的评标结果形成中标结果公告,在规定时间在招标公告发布的同一媒体进行公告。 

  第三,“中标后的执行管理”阶段: 

  项目负责人在中标结果公布后负责督促采购人、中标(成交)供应商签订政府采购合同,并负责进行合同鉴证。负责协调履约有关事宜,加强履约管理,做好验收手续的存档工作,负责接收供应商送交的付款手续,审查合格后办理付款相关事宜,整理采购项目要求的资料,签署审核意见,汇总移交档案管理员审查存档。 

  以上是采购中心的具体采购程序,其中多个环节需要采购人的大力配合,重点说采购人的权力和义务: 

  采购人的职责: 

  1、向采购中心提供采购项目的详尽采购清单,并确保所提供资料的真实性。 

  3、为采购中心实施采购项目时提供一切便利条件,有义务以授权方式委派专人协助采购中心办理采购事项,并参与采购项目实施过程中的相关活动。 

  4、无条件接受采购中心按合法采购程序确定的项目中标(成交)结果,并及时与中标或成交供应商签订合同:采购人在政府采购活动中,按照一定的政府采购程序、选定中标、成交供应商,与供应商达成协议后,就必须在法定期限内尽快与中标、成交供应商签订政府采购合同,合同的签订必须与招标文件和投标文件保持一致,对于投标文件中优于招标文件的部分以投标文件为准,合同签订后必须送到采购中心由项目负责人进行合同鉴证,合同经采购中心项目负责人鉴证后生效。 

  5、在合同履行过程中为供应商提供相应环境,并提供相关服务,采购人要及时对供应商进行履约验收,采购人应当成立由采购单位项目使用部门以及资产管理、财务、纪检监察等部门及相关专业技术人员参加的验收小组,制订验收方案,组织验收。 

  (一)验收小组要落实验收责任,完善验收手续,认真细致验收,防止走形式、走过场,避免出现所接收的货物、工程或者服务与采购合同不符的问题,切实维护国家利益和自身合法权益。 

  (二)验收中如果发生争议,由采购人与成交供应商按照采购合同约定的方法解决。 

  (三)验收通过后,由验收小组形成验收结论,填写《辽源市市级政府采购验收报告单》,全体成员在验收报告上签字。 

  (四)大型或者复杂的政府采购项目,应当聘请国家认可的质量检测机构委派专业技术人员参加验收,履行相关验收手续,并承担相应的法律责任。 

  验收合格付款95%,其余5%一年以后,由采购人出具无质量问题证明后由采购中心履行付款手续。 

   

   柳河县政府采购中心 

   2017年12月15日

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